Онлайн-конференция: что это такое и как ее эффективно организовать

Онлайн-конференции стали почти единственным способом коммуникации во время пандемии COVID-19. С ними было возможно продолжать деловую активность, несмотря на ограничительные меры, взаимодействовать с коллегами и партнерами по всему миру не покидая дом или офис. И это оказалось настолько удобно, что отлаженный за годы локдаунов механизм сохранился и сейчас. Компания «МузПрокат» организует мероприятие любой сложности под ключ и обеспечит всем необходимым для хорошего звука и видео. Сделаем запись онлайн-конференции, соберем команду специалистов для качественной работы.

Что такое онлайн-конференция?

Это деловая встреча, семинар, лекция или любое другое событие, которое проходит по сети в режиме реального времени. Спикеры взаимодействуют с аудиторией вне зависимости от физического местоположения. Например, организация в России может приглашать пользователей из Германии, США, Японии и других стран мира.

Преимущества онлайн-конференций:

В них может участвовать одновременно много человек.

Например, в Zoom — до 1000 пользователей. Это означает, что персонал быстрее пройдет программу обучения, вы сможете проводить совещания с руководителями всех филиалов в стране и за ее пределами.

Подготовка онлайн-конференции дешевле, чем обычной.

Вам не нужно арендовать помещение, покупать билеты на транспорт, оплачивать проживание и питание для участников. Компании существенно экономят на логистике и других расходах, связанных с проведением офлайн-мероприятий. А участники не теряют время на поездки, могут подключиться из любого места, где есть связь.

Гибкий график.

Даже если по какой-то причине участник не смог присутствовать в прямом эфире, он получит запись онлайн-конференции. Время подбирается максимально удобное для всех, с учетом часовых поясов.

Интерактивность.

Современные платформы, например, Zoom, Telegram и другие, предлагают множество инструментов для взаимодействия с аудиторией. Это, например, чаты — присутствующие могут сразу задавать вопросы по теме, спикер читает сообщения и отвечает на них в процессе. Можно использовать опросы, виртуальные доски, делить экран с другими выступающими и т. д. для максимальной вовлеченности участников.

Форматы онлайн-конференций:

Видеозвонки.

Это встреча двух участников, они видят и слышат друг друга в прямом эфире. Используется для индивидуальных консультаций, интервью, деловых переговоров. Например, руководитель отдела может провести видеозвонок с удаленным сотрудником для обсуждения текущих задач и целей.

Групповая онлайн-конференция.

Это собрание с тремя и более участниками. Используется для проектных совещаний, брейнштормов, обсуждений, обучения. Каждый участник может видеть и слышать других, высказывать свое мнение. По сути, это просто перенос обычного рабочего процесса в онлайн-режим, особенно актуальный, когда команда состоит из удаленных сотрудников.

Селекторное видеосовещание.

Это онлайн-собрание с модератором, спикером (одним или несколькими) и аудиторией. Модератор управляет ходом конференции, предоставляет слово докладчикам, следит за соблюдением регламента. Слушатели могут задавать вопросы и участвовать в обсуждении. Например, директор компании может проводить ежеквартальное селекторное совещание с руководителями отделов, чтобы обсудить достижения и планы на будущее.

Вебинар.

Чаще всего это обучающее мероприятие. Проведение немного отличается: на экран выводится презентация или другие документы, в отдельном окне видео спикера в режиме реального времени. У участников есть возможность задавать вопросы или запрашивать пояснения. Формат подходит для тренингов, профобучения, презентаций новых продуктов и т. д.

Проведение и организация онлайн-конференций

Пандемия показала, что дистанционный формат общения прекрасно подходит для бизнеса. Компания «МузПрокат» возьмет на себя всю организацию онлайн-конференции под ключ — от выбора площадки до передачи записанного видео заказчику. Приглашайте любое количество участников из любой страны мира, с нами ваши эфиры будут эффективными, интересными и запоминающимися.

Заказать Задать вопрос

Платформа для связи с аудиторией.

Например, Zoom, Microsoft Skype или Google Hangouts.

Компьютер или ноутбук для организатора, участники могут смотреть даже со смартфона.

Надежное интернет-соединение.

Стабильная связь на скорости от 3 мбит/сек необходимо для качественной передачи видео и звука без задержек.

Веб-камера и микрофон.

Учитывайте, что пользователи смотрят вас на разных экранах: чем выше качество, тем профессиональнее вы выглядите.

Программа для записи экрана.

Чтобы сохранить онлайн-конференцию и передать ее тем, кто по каким-то причинам не смог присутствовать.

Контент и презентации.

Важно заранее подготовить все материалы, составить план проведения и тайминг мероприятия.

Если вы обращаетесь в «МузПрокат», вам останется только последний шестой пункт. Все остальное сделаем мы: подберем оборудование, предложим помещение или проведем онлайн-конференцию у вас на предприятии, обеспечим техническую поддержку в процессе.

Программы для онлайн-конференций

После событий 2022 года часть привычных приложений перестала работать в России. Подберем для вас сервис, по функционалу аналогичный популярному Zoom и другим платформам.

Яндекс.Телемост

Входит в экосистему Яндекс 360 для бизнеса, все сервисы интегрированы друг с другом. Чат встречи автоматически передается в корпоративный мессенджер, файлы сохраняются на диске. До 40 спикеров, аудитория до 10 тыс. человек. Возможна модерация конференции, демонстрация экрана целиком или отдельным окном, вход без регистрации по ссылке.

«Митлаб»

Отечественное приложение для онлайн-конференций. Поддерживает до 100 спикеров, работает со всех гаджетов. Возможна трансляция в режиме стрима, подключение интерактивной доски. Бесплатного периода нет.

Pruffme

Подходит для вебинаров, деловых встреч. Есть платная и бесплатная версия. До 30 спикеров, до 1000 слушателей. Дополнительные возможности: создание лендинга мероприятия, рассылки по базе контактов, интерактивная доска.

Программы для записи экрана

OBS Studio

Бесплатное приложение с открытым исходным кодом для записи и трансляции видео. Умеет захватывать экран из различных источников, есть встроенные инструменты для редактирования и настройки.

«Экранная Камера»

Простое в использовании приложение для записи экрана и создания видеоуроков. Позволяет записывать как весь экран, так и отдельные его части, добавлять комментарии и аннотации. Подходит для создания обучающих материалов и презентаций.

IceCream Screen Recorder

Инструмент для записи экрана с возможностью редактирования и конвертации видео. Предлагает больше возможностей для аннотаций, чем в «Экранной Камере», имеет встроенный планировщик заданий, поддерживает разные форматы: MP4, AVI, и др.

Как выбрать веб-камеру?

От камеры зависит впечатление, которое аудитория составит о вас. Основные характеристики для хорошего видео:

Разрешение Full HD или 4K для четкого изображения.
Автофокус и корректировка освещения — помогает поддерживать резкость, обеспечивает хорошее качество изображения в любое время суток.
Частота кадров — влияет на плавность видео. Для большинства онлайн-конференций достаточно 30 FPS.
Угол обзора — если нужно снимать сразу несколько участников, должен быть 90–120 градусов.

Как выбрать микрофон?

Для онлайн-конференций можно использовать петличные или внешние USB-микрофоны. Петлички передают звук почти без шумов и искажений, удобны, если спикер двигается в кадре. Внешний обеспечивает студийное качество звука, подходит для статичных мероприятий, например, деловой встречи.

Деловой этикет на онлайн-конференциях

Общие правила такие же, как на реальных встречах. Важно придерживаться расписания, начинать и завершать трансляцию вовремя. Соблюдать правила делового стиля, если речь идет о бизнесе, даже если вы ведете эфир из дома. Порепетируйте заранее держаться перед камерой, старайтесь не отвлекаться на окружающие факторы, смотреть прямо перед собой. Мимика и жесты заметны на видео меньше, делайте их более явными. Не забывайте читать чат или поручите это модератору, чтобы не пропустить важных вопросов. Уважайте мнение других и дайте всем возможность высказаться.

Компания «МузПрокат» возьмет на себя всю техническую сторону проведения онлайн-конференции. Работаем под ключ, предлагаем три стандартных пакета услуг или составим для вас индивидуальное предложение. Проработаем сценарий, разработаем и запустим лендинг мероприятия, позаботимся об организации билетов для аудитории — за оплату или выполнение целевого действия. Звоните, рассчитаем стоимость и ответим на вопросы по подготовке.