Конференция — одно их популярных мероприятий. Участники собрания — представители сообщества, группы, объединенные общими интересами.

Заинтересованное лицо (руководитель предприятия, организации) может организовать конференцию самостоятельно, поручить одному из подчиненных, обратиться в специализированное агентство. Оно занимается организацией мероприятий на профессиональном уровне, обеспечивает соответствие изложенным требованиям с учетом целей запланированного собрания.

Конференции были известны еще до нашей эры. До недавнего времени участвовать в подобном собрании могли ученые, представители знати. Сегодня приобщиться к общению в рамках конференции на некоторые темы может любой желающий в качестве зрителя, докладчика. Для обсуждения сложных, запутанных вопросов организаторы мероприятия могут пригласить экспертов.

Подготовка к проведению конференции

Первые шаги на пути подготовки к конференции — определение темы, целевой аудитории. Длительность подготовительного периода может составлять от нескольких дней до нескольких месяцев. Все зависит от масштабности собрания, сложности проблемы, складывающихся обстоятельств. Научная конференция предполагает подготовку обширного научного материала, проведение исследований. Цель научной конференции — не только подведение итогов, обсуждение достигнутых результатов, но и попытка обозначить возникшие затруднения, возможные способы их решения.

Для профессионалов в области организации массовых мероприятий не существует мелочей. Многолетний опыт, отличное знание специфики подготовки, проведения конференций помогают им избегать ошибок. Они знают, что небольшое упущение может иметь большие, неприятные последствия. Недовольство, разочарование участников, мелкие бытовые неурядицы подрывают репутацию организатора собрания, сказываются на результативности.

Профессиональная организация конференции предусматривает несколько этапов. Один из них — составление детализированной программы.

Разработка программы конференции

В процессе разработки программы происходит детальное планирование распорядка каждого дня, уточнение состава участников, подбор докладчиков. Организаторы налаживают коммуникацию с каждым участником, определяют способы обмена информацией, уточняют контактные данные, сообщают об условиях участия.

Подготовка доклада для выступления сопряжена со значительными затратами времени. Стоит заранее побеспокоиться о выгодах, которые получат докладчики. Выгоды могут быть материальными, моральными поощрениями. Для некоммерческой конференции важное значение имеет информационная поддержка докладчиков. Она осуществляется в процессе подготовки доклада, во время выступления, некоторое время после завершения работы собрания.

В плане работы на каждый день обязательны следующие пункты

Разработка плана продвижения конференции

Одна из целей для организаторов конференции — ее продвижение. Это поле деятельности маркетолога. Он сообщает целевой аудитории сведения о предстоящем собрании. В случае масштабного мероприятия маркетолог обеспечивает освещение важных выступлений средствами массовой информации, привлекает опытного PR-менеджера. Задача этих специалистов — максимальный охват целевой аудитории, привлечение как можно большего числа заинтересованных людей.

Продвижение конференции осуществляют стандартными способами офлайн-маркетинга, широко используют возможности интернета. Инструменты интернет-маркетинга позволяют точнее определять целевую аудиторию с помощью настроек, снизить расходы на рекламу.

В некоторых случаях организаторы планируют проведение платного мероприятия. Участники заранее оплачивают билеты, подтверждая таким образом свои намерения. В процессе реализации билетов хорошо работает система скидок. В момент начала продаж скидка максимальная, с течением времени она уменьшается. Такой маркетинговый прием позволяет реализовать значительную часть билетов задолго до намеченной даты проведения конференции.

Техническая поддержка

Удобство, комфортные условия общения, передачу, представление информации обеспечивает использование технических средств, информационных технологий. Без них проведение мероприятия на высоком уровне, успех, результативность маловероятны.

Систему технического обеспечения составляют

По функциональному назначению все оборудование разделено на несколько групп

Каждому участнику собрания готовят раздаточный материал: буклет с программой конференции, расписанием на каждый день, именами докладчиков, темами, тезисами выступлений, информационные, рекламные материалы от спонсоров мероприятия, комплект для записей, оригинальный подарок на память. Это может быть книга, набор делового человека, сувенир. Обязательное требование: на нем должны быть нанесены реквизиты собрания: место проведения, дата, запоминающийся девиз.

Наша компания занимается организацией деловых встреч, развлекательных мероприятий. Предоставляем полный комплекс услуг: от составления программы собрания, расписаний на каждый день, бронирования мест проживания, подбора площадок, обслуживающего персонала до сопровождения конференции, оформления итоговых материалов. С нами сотрудничают ведущие, переводчики, экскурсоводы. Обеспечиваем максимальную техническую поддержку, возможность прямой трансляции. Для продвижения масштабного мероприятия создаем сайт, организуем продажу билетов.

Информационная поддержка после завершения конференции

После завершения конференции организаторы продолжают работу по ее продвижению. Они собирают, упорядочивают, издают материалы докладов, выступлений; это может быть сборник статей, серия публикаций в тематических журналах. Из фотографий создают альбом, презентацию, из отснятых видео фрагментов монтируют ролик, короткометражный фильм.

Привлечению внимания к тематике собрания поможет статья в прессе, упоминание о событии в теленовостях, интервью с активными участниками. Популярны отзывы о конференции гостей, экспертов, размещение материалов в интернете.

Работу над конференцией организаторы завершают анализом достигнутых результатов. Они выясняют, что удалось, что не получилось достигнуть, какие были трудности, что необходимо улучшить. Выводы используют при подготовке к следующему собранию.